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Aktendigitalisierung mit dem Arvato Scan-Truck: Effizient, sicher und direkt vor Ort

Aktendigitalisierung mit dem Arvato Scan-Truck: Effizient, sicher und direkt vor Ort

Ein digitales Aktenarchiv ist ein wesentlicher Baustein für ein modernes Informationsmanagement. Um Akten und Unterlagen professionell digitalisieren zu können mussten diese bisher erst aufwändig verpackt und dann zu einem Dienstleister geschickt werden. Das war mit hohem Aufwand verbunden und dauerte in der Regel sehr lang. Mit dem Arvato Scan-Truck fährt nun der erste mobile Digitalisierungsservice Deutschlands direkt aufs Firmengelände.

Ein digitales Aktenarchiv bietet Unternehmen und Behörden viele Vorteile. Dokumente können gezielt und schnell durchsucht oder nach ihrer Art – Vertrag, Rechnung etc. – sortiert werden. Wichtige Informationen werden mit einem Klick gefunden, ohne dass unzählige Ordner durchgesehen werden müssen. Weitere Vorteile: Das komplette Archiv findet Platz auf einem kompakten Speichermedium. Und die Daten sind uneingeschränkt verfügbar, vom Computer im Büro ebenso wie mobil über das Smartphone.

Kurz gesagt: mit einem digitalen Archiv können Unternehmen ihren Informationsfluss optimieren und ihren Kundenservice verbessern, denn die Kundenberater haben sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen und können in Echtzeit Cross- sowie Upselling-Möglichkeiten nutzen.

Mobiles High-Tech-Scancenter

Mit dem innovativen Scan-Truck schafft Arvato jetzt ein mobiles Digitalisierungs-Center. Mit Hilfe dieser mobilen Scaneinheit können sich Unternehmen die oben beschriebenen Vorteile erschließen, ohne dass wertvolle oder vertrauliche Unterlagen das Firmengelände verlassen müssen: Die Dokumente werden unter höchsten Sicherheitsauflagen und unter Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen direkt vor Ort digitalisiert – kein Verpacken, kein Transportrisiko und benötigte Akten sind weiterhin jederzeit kurzfristig im Zugriff.

Eine eindeutige, nachvollziehbare Indexierung der archivierten Dokumente sorgt für Überblick, klare Strukturen und schnelle Auffindbarkeit, jedes Dokument wird klassifiziert: In der digitalen Datei ist hinterlegt, ob es sich bei einem Schriftstück beispielsweise um eine Rechnung, einen Vertrag oder eine Kündigung handelt. Flexible, präzise definierbare Funktionen legen fest, wer zur Nutzung von Dokumenten berechtigt ist. Damit erfüllt die mobile Lösung alle Anforderungen an Effizienz, Compliance und Datenschutz.

Für die Vorbereitung und Digitalisierung der Akten stehen im Scan-Truck elf Arbeitsplätze zur Verfügung; der Hochleistungsscanner im Auflieger des Trucks verarbeitet bis zu 100.000 A4-Seiten täglich. So werden komplette Archive in wenigen Tagen digitalisiert und die Grundlagen für ein effizientes Dokumentenmanagement gelegt. Die digitalen Dokumente können in jedem gängigen Format übergeben werden, zum Beispiel als PDF/A oder TIFF. So werden aus unübersichtlichen Aktenbergen ganz einfach zukunftsfähige Daten.

Weitere Informationen unter: www.scan-truck.de
Autor: Redaktion Zukunft. Kunde.
Bild: Arvato CRM Solutions

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