Robotic Process Automation: Mehr Effizienz im Backoffice

Robotic Process Automation (RPA) wird tiefgreifende Auswirkungen auf die meisten Organisationen haben: In fünf Jahren werden 41 Prozent der Finanzprozesse im Backoffice von RPA-Lösungen übernommen, in zehn Jahren werden es 53 Prozent sein. So lautet ein Ergebnis der aktuellen Studie “The Impact of RPA on finance back-office processes” von A. T. Kearney und Arvato. Die Studienautoren haben untersucht, wie die aktuellen Fortschritte im Bereich der künstlichen Intelligenz (KI) und der Datenanalyse dazu führen, dass RPA-Lösungen immer leistungsfähiger und geeigneter werden, Prozesse im Finanzwesen zu optimieren. Dafür interviewten sie mehr als 20 Experten.

Die Entwicklungen bei RPA

Aktuell wird RPA überwiegend in der Finanz- und Gesundheitsbranche eingesetzt, 69 Prozent der Anwender sind große Unternehmen. In Nordamerika setzen 54 Prozent aller Unternehmen bereits RPA-Lösungen ein, während es in Westeuropa lediglich 34 Prozent sind. Viele Anbieter arbeiten daran, ihre Lösungen mit KI anzureichern, und die Autoren der Studie erwarten, dass KI auch in diesem Bereich eine immer wichtigere Rolle spielen wird. Denn kognitive Fähigkeiten machen smartere und effizientere Lösungen möglich.

RPA wird – so die Autoren – in den kommenden drei Jahren wahrscheinlich alle hochvolumigen, sich wiederholenden regelbasierten Tätigkeiten sowohl im Front- wie auch im Backend automatisieren. RPA-Lösungen werden routinemäßig Informationen aus verschiedenen Quellen ziehen oder dort ablegen und mit Analytics-Fähigkeiten ergänzt werden. Im Jahr 2023 wird RPA kognitive Fähigkeiten nutzen, um aus einer festen Liste möglicher Handlungsoptionen den nächsten Schritt einer Aktion (Next Best Action) auszuwählen.

In zehn Jahren werden RPA-Anwendungen KI nutzen, um eigenständig zu lernen und sich zu verbessern. Sie werden die meisten Backoffice-Prozesse von A bis Z bearbeiten, ohne dass menschliches Eingreifen nötig ist.

Ein hemmender Faktor für diese technologische Erfolgsstory ist allerdings der Mangel an Experten, die in großem Stil RPA-Lösungen entwerfen, entwickeln und umsetzen können. Insbesondere, wenn es um die Einbindung von KI geht. Dazu kommen weitere Barrieren wie Misstrauen gegenüber Innovationen.

Auswirkungen auf Backoffice-Prozesse

Wenn Unternehmen RPA-Lösungen einführen möchten, sollte die Frage im Fokus stehen, welche Aktivitäten automatisiert werden können – und nicht, welche beruflichen Rollen. Denn die Automatisierung kann zu enormen Effizienzsteigerungen führen und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf herausforderndere und interessantere Aspekte ihrer Aufgabe zu konzentrieren.

Tatsächlich wird es in zahlreichen Bereichen einer Organisation drastische Veränderungen geben, davon sind die Studienautoren überzeugt. In den Rechnungsabteilungen beispielsweise werde RPA in den kommenden fünf Jahren den Personalbedarf um 28 bis 41 Prozent senken, sodass die Mitarbeiter für wertschöpfendere Tätigkeiten eingesetzt werden können.

Natürlich ist nicht jeder Prozess gleich gut für die Automatisierung geeignet. In der Rechnungsabteilung bieten sich beispielsweise das Nachhalten von Forderungsfälligkeiten und der Forderungseinzug an, in der Auftragsbearbeitung die Dateneingabe und -überprüfung.

Die Vorteile von RPA

Der Nutzen von RPA-Lösungen geht weit über die möglichen Effizienzsteigerungen hinaus. Die Studienautoren listen sieben weitere Faktoren auf, die für RPA sprechen:

• Die Implementierung einer RPA-Lösung amortisiert sich meist in weniger als einem Jahr, der ROI über eine dreijährige Laufzeit beträgt zwischen 300 und 1.000 Prozent.
• Präzision. Aufgaben werden immer auf die gleiche Weise erledigt. Das vermeidet zum Beispiel inkonsistente Daten in verschiedenen Anwendungen.
• Mit Hilfe von RPA können Prozesse 20 Mal schneller bearbeitet werden als durch Menschen. Das senkt Wartezeiten im Kundenservice und verbessert die Customer Experience.
• Für jeden Prozess kann ein umfassendes Protokoll erstellt werden.
• Eine einzelne RPA-Lösung kann je nach Bedarf hoch- und runterskaliert oder für verschiedene eigenständige Prozesse verwendet werden.
• Wird RPA zur Unterstützung der Mitarbeiter eingesetzt, kann es die Fehlerquote senken, indem es ihnen zügig relevante Informationen bereitstellt.
• Mit RPA können bestimmte zuvor an externe Partner ausgelagerte Prozesse wieder wirtschaftlich in-house bearbeitet werden, wodurch das Unternehmen mehr Kontrolle über die Qualität und letztlich die Customer Experience erhält.

Implementierung einer RPA-Lösung

Sechs Faktoren tragen dazu bei, ein RPA-Projekt erfolgreich umzusetzen:

• Bevor ein Prozess automatisiert wird, sollte er optimiert werden. Außerdem sollte sich das RPA-Projekt auf die Prozesse mit dem höchsten Wertbeitrag konzentrieren, statt zu versuchen, alles zu automatisieren.
• Frühe Einbindung. Der Dialog zwischen Stakeholdern in der Organisation sollte so früh wie möglich beginnen. Das hilft dabei, die Bereitschaft zur Veränderung einschätzen und Vorbehalte gegenüber RPA-Lösungen zerstreuen zu können.
• Proof of concept. Am Anfang sollte die Wirksamkeit von RPA nachgewiesen werden. Das trägt zum Vertrauen in die Technologie bei.
• Ganzheitliches Design. Eine RPA-Implementierung muss auch das bestehendeOperating Model des Unternehmens berücksichtigen, denn eventuell müssen die Organisationsstruktur oder berufliche Rollen im Zuge der Implementierung neu gestaltet werden.
• Umsetzen und lernen. Die Implementierung erfolgt am besten unter Einsatz agiler Entwicklungstechniken: Der Roll-out läuft in einer Serie von Sprints ab, bei denen die Software getestet und optimiert wird. So wird frühzeitig auch das nötige Wissen im Unternehmen aufgebaut.
• Vorbereitete Skalierung. Sobald RPA sich bewährt hat, sollte die Lösung zügig skaliert werden. Dafür bietet es sich an, frühzeitig einen detaillierten Roll-out-Plan vorzubereiten.

Schlussfolgerung

Die Studienautoren kommen zu dem Schluss, dass Unternehmen mit einem signifikanten Aufkommen an Finanzprozessen im Backoffice RPA-Lösungen einführen sollten. Ansonsten drohen Wettbewerbsnachteile. Die Implementierung sollte sorgfältig geplant werden, gegebenenfalls als Teil eines größeren Reorganisations- oder Transformationsprogramms.

Auch im Servicebereich wird die Nutzung von RPA in den kommenden zehn Jahren stark zunehmen. Software-Bots übernehmen dann viele Routineaufgaben, die heute noch von Mitarbeitern bearbeitet werden. So kann das Team sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren. Neben der Steigerung der Effizienz kann RPA auch zu mehr Umsatz führen, da es sich positiv auf die Customer Experience auswirken kann.

Die Studie “The Impact of RPA on finance back-office processes” ist hier erhältlich.

Autor: Redaktion Zukunft. Kunde.
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