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Rogier Bosch, Berater

Praxis-Tipps: Dos und Don’ts bei Online-Meetings

Praxis-Tipps: Dos und Don’ts bei Online-Meetings

Die Anzahl der Video-Meetings hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Die meisten Beschäftigten verbringen heute einen Großteil Ihrer Zeit mit Zoom, Google Meet, GoToMeeting, Skype (for Business) und anderen Plattformen, die Videoanrufe ermöglichen. Diese Remote-Videoanrufe sind in einer Zeit, in der wir nicht immer seltener persönlich zusammenarbeiten können, geschäftsentscheidend und haben ihre eigenen Herausforderungen.

Auch wenn es mittlerweile akzeptiert ist, bei Videoanrufen ein wenig legerer gekleidet zu sein, sollten Sie nicht vergessen, dass Sie sich dabei immer noch im beruflichen Umfeld bewegen. Deshalb empfehlen wir Ihnen bei Online-Meetings auf folgende Punkte zu achten:

13 Tipps für digitale Meetings

  1. Seien Sie pünktlich.

Respektieren Sie die Zeit der anderen Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer, indem Sie zur vereinbarten Zeit online sind. Mitten in einer laufenden Besprechung aufzutauchen, lenkt andere ab. Dies kann auch wertvolle Zeit in Anspruch nehmen, wenn der Gastgeber beschließt, Ihnen mitzuteilen, was Sie verpasst haben.

  1. Tragen Sie angemessene Kleidung.

Möglicherweise müssen Sie „Business Casual“ oder formale Kleidung tragen, wenn Sie sich mit Kunden treffen. Einer der unausgesprochenen Vorteile der Telearbeit besteht darin, dass Sie theoretisch gesehen nicht aus Ihrer Jogginghose herausmüssen. Aber wenn Sie Videogespräche führen, können Ihre Kolleginnen und Kollegen oder Kunden Sie zumindest von der Taille aufwärts sehen. Bleiben Sie in Ihrer Jogginghose, wenn es sein muss, aber ziehen Sie sich darüber normale Arbeitskleidung an, um die Professionalität zu wahren. Am einfachsten ist es, dies gleich morgens zu tun – auch wenn Sie keine Anrufe geplant haben Denn man weiß nie, wann man gebeten wird, einen Anruf zu tätigen.

  1. Sorgen Sie für einen aufgeräumten Hintergrund.

Ein unruhiger oder unordentlicher Hintergrund lenkt nicht nur ab, sondern gibt den Leuten auch einen Einblick in Ihre Gewohnheiten und Ihre organisatorischen Fähigkeiten. Bemühen Sie sich um einen sauberen und einfachen Hintergrund oder nutzen Sie die Funktion des virtuellen Hintergrunds, falls die von Ihnen verwendete Plattform dies anbietet.

  1. Richtigen Sie Ihren Arbeitsplatz optimal ein.

Richten Sie sich in einem gut beleuchteten Arbeitsplatz ein, an dem Sie guten Internet-Empfang. Achten Sie darauf, dass es sich um einen Bereich des Hauses handelt, der frei von Ablenkungen und Lärm ist. Ihr Notizblock, Ihr Stift sowie Berichte und andere Büromaterialien sollten in Ihrer Reichweite sein.

  1. Wählen Sie die richtige Technologie

Die effektivsten Videokonferenzen sind minimalistisch. Die Teilnehmer möchten nicht zu viel Zeit mit dem Einrichten von Kameras und Mikrofonen, dem Herunterladen von Software oder dem Laden von PowerPoint-Präsentationen verbringen. Denn dies untergräbt den Grund, warum viele Menschen virtuelle Meetings bevorzugen: Sie sind weniger kostspielig und produktiver. Achten Sie darauf, ein zuverlässiges und professionelles System zu wählen. Wenn Sie die Sitzung koordinieren, sollten Sie das Mikrofon und das Video vorher testen. Alle Videokonferenzsysteme verfügen über eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, diesen Test bereits vor Beginn der Sitzung durchzuführen. Versenden Sie Präsentationen und Tagesordnungspunkte im Voraus, damit die Teilnehmerinnen und Teilnehmer sie zu Beginn der Sitzung parat haben.

  1. Seien Sie ruhig und aufmerksam.

Sehen und hören sind die beiden wichtigsten Signale bei einem Videogespräch. Wenn Sie sich vor dem Bildschirm zu viel bewegen, lenken Sie die anderen Gesprächsteilnehmer ab, selbst dann, wenn Ihr Mikrofon stumm geschaltet ist. Genauso wie Sie bei einer Besprechung im Büro aufmerksam sitzen (oder stehen) und sich konzentrieren, sollten Sie sich dies auch für Videokonferenzen angewöhnen. Um Professionalität auszustrahlen und das Vertrauen Ihrer Teammitglieder zu stärken, sollten Sie sich nicht zu viel vor dem Bildschirm bewegen und sich auf die Mitteilungen der einzelnen Sprecher konzentrieren.

  1. Stellen Sie sich vor, bevor Sie mit dem Gespräch beginnen.

Wenn Sie nicht mit allen Gesprächsteilnehmern vertraut sind, sollten Sie sich zu Beginn des Gesprächs vorstellen. Das hilft dabei, den Gesichtern Namen zuzuordnen. Wenn Sie an einem Gespräch ohne Video teilnehmen, müssen Sie sich noch häufiger vorstellen. Nicht jeder wird Sie nur an Ihrer Stimme erkennen. Daher ist es gut, wenn Sie etwas sagen wie: „Hier ist Peter. Wenn ich hinzufügen darf…“

  1. Lassen Sie nicht alle Fenster und Programme geöffnet.

Schalten Sie E-Mails und Instant Messenger aus, bevor das virtuelle Meeting beginnt. Das hat nicht nur Einfluss darauf, wie schnell Ihr Computer läuft und wie gut die Tonqualität ist, sondern erspart Ihnen auch Peinlichkeiten, wenn Sie den Bildschirm mit jemandem teilen. Lassen Sie nur das geöffnet, was Sie für die Besprechung benötigen: Notizen, Dokumente oder eine Präsentation.

  1. Vermeiden Sie Multitasking.

Videobesprechungen sind nicht der richtige Zeitpunkt, um E-Mails zu lesen, durch die Nachrichten in den sozialen Medien zu scrollen oder andere Aufgaben zu erledigen, die nicht mit der Besprechung zu tun haben. Das lenkt Sie ab und erschwert es Ihnen, sich auf das Meeting zu konzentrieren. Sie sollten jederzeit auskunftsfähig sein, wenn Ihre Meinung gefragt ist. Die anderen Teilnehmer können sehen und spüren, dass Sie abgeschaltet haben oder abgelenkt sind.

  1. Sprechen Sie deutlich und geben Sie wichtige Informationen in das Chat-Fenster ein.

Sie sollten deutlich und hörbar sprechen, wenn Sie an der Reihe sind. Sie können zunächst fragen, ob das Team Sie hören kann und überprüfen, ob Ihr Mikrofon einwandfrei funktioniert. Wenn Sie Informationen weitergeben, die zum Beispiel einen Weblink enthalten, können Sie diesen auch in das Chat- oder Gesprächsfeld eingeben. So können Ihre Teamkollegen den richtigen Link leicht abrufen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Botschaft klar ist und von allen Teilnehmern der Besprechung verstanden wird. Dassen Sie Ihre wichtigsten Punkte am Ende Ihres Beitrags zusammen.

  1. Seien Sie anwesend.

Stellen Sie sich vor und grüßen Sie, wenn Sie die Besprechung betreten. Vor allem dann, wenn es sich um ein Telefongespräch handelt. Hören Sie zu, beteiligen Sie sich und bleiben Sie engagiert. Schauen Sie auf die Webcam, nicht auf sich selbst. Es kann auch ablenken, wenn Ihr Blick abschweift oder Sie ständig mit jemandem sprechen, der sich nicht in Reichweite Ihrer Videokamera befindet. Es kann verlockend sein, während einer langen Besprechung andere Dinge zu tun, aber es ist das Beste, sich zu konzentrieren. Checken Sie nicht Ihre E-Mails und tippen Sie auch keine Antworten ein. Ihre Tastatur befindet sich in der Nähe des computerinternen Mikrofons. Das heißt: Man wird Sie tippen hören.

  1. Schalten Sie sich stumm oder minimieren Sie Ihre Hintergrundgeräusche.

Es ist eine gute Angewohnheit, sich stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen, damit die anderen Teilnehmer keine Hintergrundgeräusche hören müssen. Zu den Hintergrundgeräuschen gehören zum Beispiel Geräusche, die Sie beim Tippen machen, das Schreien Ihres Kindes im Nebenzimmer, das Heulen einer Sirene auf der Straße oder andere Ablenkungen. Wenn Sie nur sporadisch sprechen, machen Sie sich mit der Stummschalttaste vertraut und verwenden Sie sie immer dann, wenn jemand anderes gerade spricht. Wenn Sie die meiste Zeit des Gesprächs sprechen müssen und deshalb die Stummschaltung nicht sinnvoll ist, tun Sie Ihren Teil, um Hintergrundgeräusche zu minimieren, bevor das Gespräch beginnt.

  1. Verlassen Sie sich nicht auf die Körpersprache, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen.

Auch bei Video-Konferenzen können Sie Gesten und andere körpersprachliche Hinweise verwenden, um Ihre Botschaft zu verstärken, aber übertreiben Sie nicht. Diese Bewegungen sind bei einem Videoanruf ablenkender als bei einem persönlichen Gespräch. Versuchen Sie Ihre Bewegungen so gering wie möglich zu halten und verwenden Sie keine körpersprachlichen Mittel oder Gesten, um eine Aussage zu machen, die Sie nicht verbal machen. Wenn Sie zum Beispiel auf ein Diagramm hinter Ihnen zeigen, sollten Sie verbal erklären, auf welches Diagramm Sie zeigen. Sie können nicht davon ausgehen, dass alle Augen auf den Bildschirm gerichtet sind. Erklären Sie es daher noch einmal in Worten, wenn Sie eine Geste machen, die besonders wichtig ist.

Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken. Ein Videoanruf ist nichts, wovor man sich fürchten muss. Behandeln Sie jeden Call wie eine Besprechung im Büro und Sie sind startklar.

Extra: Profi-Tipp

Das Licht neben der Webcam zeigt nicht nur an, dass die Kamera eingeschaltet ist, sondern ist auch der Punkt, auf den Sie beim Sprechen schauen sollten. So machen Sie den Eindruck als würden Sie den anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern direkt in die Augen schauen.

 

Über junokai:

Junokai ist die Consulting-Einheit von Majorel. Das Beratungsunternehmen mit Sitz in Berlin unterstützt Auftraggeber unterschiedlicher Branchen in allen Bereichen des Kundenservice. Junokai wurde 2013 von erfahrenen Managern mit umfangreicher beruflicher Expertise im Sales & Marketing und Kundenservice gegründet. Strategische Säule des Unternehmens sind die operativen Erfahrungen und der Fokus auf den Bereich Customer Experience, Customer Service und Vertrieb.

Weitere Informationen zu Junokai finden Sie unter: www.junokai.de

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